Bu rehberin amacı, Çocuk Acil Uzmanlık Eğitimi veren eğitim kliniklerinin, Çocuk Acil Yeterlik Kurulu tarafından yürütülen Eğitim Kurumları ve Programları Değerlendirme (Akreditasyon) sürecine eksiksiz ve mevzuata uygun başvuru yapmalarını sağlamak; başvuru öncesi hazırlık, başvuru dosyası oluşturma, değerlendirme ve ziyaret süreçlerine ilişkin uygulama esaslarını ayrıntılı olarak tanımlamaktır.
Bu rehber;
kapsar.
Bu rehber;
esas alınarak hazırlanmıştır.
Bu rehberde geçen;
Akreditasyon: Uzmanlık eğitimi veren kliniklerin eğitim ve hizmet standartlarının bağımsız olarak değerlendirilmesi ve belgelendirilmesi sürecini,
Birim Eğitim Sorumlusu: Uzmanlık eğitimi programının planlanmasından, yürütülmesinden ve akreditasyon sürecinin koordinasyonundan sorumlu öğretim üyesini,
Uzmanlık Eğitim Programı: TUKMOS ile uyumlu, kıdeme dayalı, yetkinlik temelli yapılandırılmış eğitim planını,
ifade eder.
Başvuru tarihi yılda en az bir kez Yürütme Kurulu Başkanlığı tarafından ilan edilir.
Akreditasyon başvurusu Çocuk Acil Yeterlik Yürütme Kurulu Başkanlığı’na yapılır.
Başvuru doğrudan bireysel değil, kurumsal başvuru niteliğindedir.
Başvuru işlemi ilan edilen adrese elektronik mail gönderilerek yapılır.
Bu kapsamda fiziksel dosya gönderimi yapılmaz, tüm belgeler dijital ortamda tek bir pdf dosyası olarak yüklenir.
Akreditasyon sürecinde yürütülen tüm resmi yazışma ve başvuru belgeleri yetkili kişiler tarafından imzalanmış olarak pdf formatında hazırlanır ve elektronik ortamda gönderilir.
Başvuru Birim Eğitim Sorumlusu tarafından yapılır.
Ancak başvuru; Üniversitelerde Dekanlık onayı, Eğitim hastanelerinde Hastane İdaresi onayı
ile yapılmalıdır.
Başvuru dilekçesi ÇA-AK-001 formuna uygun hazırlanır.
Başvuru dosyası pdf formatında tek dosya olacak şekilde aşağıdaki sırayla yüklenir:
Zorunlu Belgeler
Başvuru dosyasının bir örneği Birim Eğitim Sorumlusunda kalmalıdır.
Öz Değerlendirme Formu, akreditasyon başvurusunun temel belgesidir ve her bir standart maddesi için eğitim kliniğinin mevcut durumunu nesnel, ölçülebilir ve belgelendirilebilir şekilde yansıtacak biçimde doldurulmalıdır. Her standart kapsamında öncelikle ilgili uygulamanın yazılı tanımlaması yapılmalı, uygulamanın nasıl yürütüldüğüne ilişkin somut örnekler belirtilmeli ve bu beyanları destekleyen kanıt belgeler başvuru dosyasına eklenmelidir.
Her bir standart için en az “3 – Yeterli” düzeyinin sağlanması zorunludur. Değerlendirmede dört dereceli Likert ölçeği esas alınır; 1 puan “Çok yetersiz”, 2 puan “Yetersiz”, 3 puan “Yeterli” ve 4 puan “İyi” düzeyi ifade eder. Beyan edilen puanların, eklenen belge ve kayıtlarla tutarlı olması ve denetlenebilir nitelikte bulunması esastır.
Akreditasyon başvurusunda, Öz Değerlendirme Formunda yer alan her bir standart maddesi kapsamında talep edilen tüm belge, kayıt, uygulama örneği ve kanıt dokümanların eksiksiz olarak hazırlanması, numaralandırılması ve değerlendirme sürecinde kolay izlenebilirliği sağlamak amacıyla ilgili standart maddesinin hemen ardından eklenmesi gerekmektedir.
Eksik, numaralandırılmamış veya ilgili standart maddesi altında sunulmamış belgeler değerlendirme sürecinde yetersizlik olarak kabul edilir.
Akreditasyon başvurusunun Yeterlik Yürütme Kurulu Başkanlığına ulaşmasını takiben başvuru dosyası öncelikle şekil yönünden incelenir. Şekil incelemesinde usule ve belge bütünlüğüne ilişkin uygunluk değerlendirilir. Şekil bakımından uygun bulunan başvurular içerik değerlendirilmek üzere Akreditasyon Komisyonuna gönderilir. Komisyon tarafından yapılan ayrıntılı içerik incelemesi sonucunda başvurunun yeterli bulunması halinde ziyaret süreci planlanır ve ilgili eğitim kliniğine resmi bildirim yapılır. Gerçekleştirilen ziyaret sonrasında Komisyon tarafından ziyaret raporu hazırlanır ve rapor doğrultusunda nihai akreditasyon kararı verilir. Akreditasyon kararı olumlu olan eğitim kliniklerine düzenlenen akreditasyon belgesi dört yıl süreyle geçerlidir.
Akreditasyon başvurusunun Yeterlik Yürütme Kurulu Başkanlığına ulaşmasını takiben başvuru dosyası öncelikle şekil yönünden incelenir. Bu incelemede başvuru dilekçesinin usule uygunluğu, Dekanlık veya Hastane İdaresi onaylarının bulunup bulunmadığı, Öz Değerlendirme Formunun eksiksiz doldurulup doldurulmadığı ve standartlara ilişkin kanıt belgelerin sisteme yüklenip yüklenmediği değerlendirilir.
Şekil yönünden eksiklik tespit edilmesi halinde başvuru dosyası iade edilmez. Eksiklikler, Yeterlik Yürütme Kurulu Başkanlığı tarafından Birim Eğitim Sorumlusuna ve ilgili Dekanlık ya da Hastane İdaresine resmi “Eksik Bildirme Yazısı” ile bildirilir. Bildirim yazısında eksik belgeler açık ve ayrıntılı biçimde belirtilir ve tamamlanması için süre verilir. Belirtilen süre içerisinde eksikliklerin giderilmemesi halinde başvuru değerlendirme süreci durdurulabilir veya başvuru geçersiz sayılabilir.
Başvuru dosyasının şekil bakımından uygun bulunarak Akreditasyon Komisyonuna iletilmesini takiben yapılan içerik değerlendirmesinde standartların yeterli düzeyde karşılanmadığının veya sunulan kanıtların yetersiz olduğunun tespit edilmesi halinde Komisyon tarafından gerekçeli değerlendirme raporu hazırlanır. Bu rapor doğrultusunda “Yetersiz Başvuru Dosyası Bildirimi” düzenlenerek Yeterlik Yürütme Kurulu Başkanlığına iletilir ve ilgili kuruma resmi yazı ile bildirim yapılır.
Bildirilen eksiklik ve yetersizliklerin giderilmesi sonrasında eğitim kliniği gerekli düzeltmeleri yaparak yeniden başvuru yapabilir veya verilen süre içinde eksik belgeleri sisteme yükleyerek sürecin devamını talep edebilir.
Akreditasyon Komisyonu tarafından planlanan ziyaret öncesinde eğitim kliniği, akreditasyon başvurusunda sunulan bilgi ve belgeleri destekleyen tüm kanıt dokümanları düzenli ve erişilebilir biçimde hazır bulundurmalıdır. Bu kapsamda özellikle TUKMOS ile uyumu gösteren belgeler, güncel uzmanlık eğitim programı ve ekleri, uzmanlık öğrencilerine ait eğitim dosyaları ve karneler, eğitim etkinliklerine katılım çizelgeleri, danışmanlık sistemine ilişkin raporlar, mezun takip sistemine ait kayıtlar ile mekan ve donanım yeterliliğini gösteren belgelerin sistematik bir şekilde hazırlanmış olması gerekmektedir. Belgelerin standart numaralarına göre düzenlenmiş ve talep edildiğinde sunulabilecek şekilde arşivlenmiş olması esastır.
Ziyaret sürecinde Akreditasyon Komisyonu, başvuru dosyasında beyan edilen uygulamaların yerinde doğrulanması amacıyla çeşitli değerlendirmelerde bulunabilir. Bu kapsamda uzmanlık öğrencileri ile birebir görüşmeler yapılabilir, eğiticiler ve Birim Eğitim Sorumlusu ile toplantılar gerçekleştirilebilir, klinik alanlar ile eğitim ortamları yerinde incelenebilir ve planlanmış bir eğitim etkinliği gözlemlenebilir. Ziyaret sürecinde yapılan tüm değerlendirmeler, başvuru dosyasında sunulan beyanların uygulamadaki karşılığını ölçmeye yönelik olup, nihai akreditasyon kararına esas teşkil eder.
Ziyaret sürecinin tamamlanmasını takiben Akreditasyon Komisyonu tarafından hazırlanan ziyaret raporu Yeterlik Yürütme Kurulu Başkanlığına sunulur. Komisyon raporunda eğitim kliniğinin standartları karşılama düzeyi, güçlü yönleri, geliştirilmesi gereken alanları ve akreditasyon durumuna ilişkin görüş açık ve gerekçeli biçimde belirtilir.
Ziyaret raporu ve Komisyon görüşü doğrultusunda nihai akreditasyon kararı Yeterlik Yürütme Kurulu tarafından verilir ve karar resmi yazı ile Birim Eğitim Sorumlusuna ve ilgili Dekanlık veya Hastane İdaresine bildirilir.
Akreditasyon kararı olumlu ise eğitim kliniği adına dört yıl süreyle geçerli Akreditasyon Belgesi düzenlenir ve ilk Çocuk Acil Tıp ve Yoğun Bakım Kongresinde Birim Eğitim Sorumlusuna takdim edilir.
Akreditasyon kararı olumsuz ise karar gerekçeleri resmi yazı ile bildirilir ve gerekli görülmesi halinde iyileştirme süreci için süre tanınabilir. Bu süre sonunda yapılan düzeltmeler doğrultusunda yeniden başvuru yapılması mümkündür.
Akreditasyon belgesinin düzenlenmesini takiben eğitim kliniği, akreditasyon süresi boyunca standartlara uyumu sürdürmek ve eğitim kalitesini geliştirmekle yükümlüdür. Bu kapsamda her yıl düzenli iç değerlendirme yapılmalı, Öz Değerlendirme Formunda yer alan standartlar güncel uygulamalar doğrultusunda gözden geçirilmeli ve gerekli revizyonlar gerçekleştirilmelidir. Başvuru sırasında sunulan kanıt belgeler, uygulamalardaki değişikliklere paralel olarak güncellenmeli ve arşiv sistemi süreklilik arz edecek şekilde düzenli tutulmalıdır. Ayrıca ara izlem ve süreklilik denetimlerine esas teşkil edebilecek tüm yazı, rapor ve kayıtlar hazır bulundurulmalı, talep edilmesi halinde denetime sunulabilecek durumda olmalıdır.
Bu rehber, Çocuk Acil Eğitim Kurumları ve Programları Değerlendirme (Akreditasyon) sürecine ilişkin uygulamayı kolaylaştırmak amacıyla hazırlanmıştır. Akreditasyon başvuru usulleri, değerlendirme esasları, karar süreçleri, iyileştirme ve ara izlem uygulamalarına ilişkin daha ayrıntılı düzenlemeler için Çocuk Acil Eğitim Kurumları ve Programları Değerlendirme (Akreditasyon) Yönergesi hükümleri esas alınır. Bu rehberde yer almayan hususlarda ilgili yönerge hükümleri geçerlidir.
Bu rehber yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
Bu belge yılda en az bir kez gözden geçirilir.